Entrada documental dispersa
Facturas, albaranes, contratos o certificados llegan por correo, carpetas o portales diferentes.
Automatización documental
Automatización documental y OCR para convertir documentos en datos útiles.
Diseñamos flujos para capturar, clasificar, validar y registrar documentos en los sistemas de la empresa, con revisión humana cuando el proceso lo requiere.
Para quién es
Empresas que reciben documentos de clientes, proveedores, trabajadores o equipos internos y necesitan convertirlos en datos fiables sin multiplicar tareas manuales.
Empezamos por un problema delimitado y por las personas que deben resolverlo cada día. Después definimos qué dato entra, qué decisión se toma y qué resultado debe quedar registrado.
Señales de que el flujo documental necesita automatización.
Registro manual de datos
El equipo copia información entre documentos, hojas de cálculo, ERP o CRM.
Falta de trazabilidad
No siempre queda claro quién validó, qué regla se aplicó o por qué un documento quedó bloqueado.
Qué puede automatizarse en un flujo documental.
Entrada y clasificación
Recepción desde correo, carpetas o formularios y clasificación por tipo documental.
Extracción de datos
OCR y lectura de campos relevantes con validaciones sobre formatos acotados.
Revisión de excepciones
Bandeja de control para documentos incompletos, dudosos o bloqueados por reglas.
Registro e integración
Alta o actualización de datos en ERP, CRM, gestor documental o aplicación interna.
Qué se define
Entregables que pueden comprobarse.
- Clasificación documental y OCR sobre formatos acotados.
- Extracción de datos relevantes y reglas de validación.
- Revisión humana de excepciones antes del registro definitivo.
- Integración con ERP, CRM, gestor documental o aplicación interna.
- Logs, alertas y trazabilidad del flujo documental.
El límite protege el proyecto
La automatización documental debe empezar con tipos de documento, formatos y reglas acotadas. Procesos con alta variabilidad, baja calidad de imagen o obligaciones regulatorias específicas requieren una fase previa de validación.
Del proceso actual a una primera versión operativa.
La secuencia se adapta al proyecto, pero las decisiones críticas se cierran antes de desarrollar.
Proceso y objetivo
Usuarios, pasos, datos, bloqueos y resultado esperado.
Alcance y exclusiones
Entregables, dependencias y criterios de aceptación.
Demos funcionales
Decisiones visibles mientras se construye el flujo.
Pruebas y despliegue
Comprobación del alcance acordado y puesta en marcha.
Valoración inicial
Solicite una valoración del proceso que quiere automatizar, integrar o modernizar.
Diseñamos flujos para capturar, clasificar, validar y registrar documentos en los sistemas de la empresa, con revisión humana cuando el proceso lo requiere. Revisaremos la necesidad, los sistemas actuales, las dependencias y el siguiente paso más razonable.
- Analizamos proceso, datos, responsables y restricciones.
- Indicamos enfoque, alcance inicial y riesgos técnicos.
- Si no hay encaje, lo diremos antes de plantear una propuesta.
Preguntas específicas.
¿Qué documentos pueden automatizarse?
Facturas, albaranes, tickets, contratos, certificados, documentación de trabajadores y partes de trabajo, siempre revisando antes la calidad y variedad de formatos.
¿La automatización elimina la revisión humana?
No necesariamente. En documentos críticos recomendamos revisión de excepciones, validación por reglas y trazabilidad antes de registrar datos definitivos.
¿Puede integrarse con el ERP?
Sí, si existen accesos técnicos suficientes. También se pueden preparar exportaciones controladas cuando no hay API moderna.