Esta guía describe cómo pasar documentos repetitivos a datos útiles sin perder validación ni control operativo.
Qué automatizar primero
- Recepción desde correo, carpeta o formulario.
- Clasificación por tipo documental y proveedor.
- Extracción de campos con OCR y reglas.
- Revisión de documentos dudosos o incompletos.
- Registro final en ERP, gestor documental o aplicación interna.
Control humano y trazabilidad
En documentos críticos no conviene eliminar la revisión humana por completo. El objetivo razonable suele ser revisar excepciones y dejar trazabilidad de regla aplicada, usuario, fecha y resultado.
Checklist de viabilidad
| Pregunta | Por qué importa |
|---|---|
| ¿Los documentos tienen formatos repetibles? | Reduce incertidumbre de extracción. |
| ¿Hay campos obligatorios claros? | Permite validar antes de registrar. |
| ¿Existe acceso al sistema destino? | Evita automatizar solo media tarea. |
| ¿Quién revisa excepciones? | Define responsabilidad operativa. |
Cuándo no empezar aún
Si las muestras son insuficientes, las imágenes son de baja calidad o no hay reglas claras de aceptación, primero conviene preparar un diagnóstico documental.